CASE
株式会社 ヤマセイ総設
DX| 業務効率化| データ連携・見える化| 採用力強化
「見える化」と「効率化」で働きやすい会社を実現
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株式会社ヤマセイ総設は、熊本県荒尾市に本社を置く配管工事の専門企業です。高い技術力と安全第一の姿勢で、製造からメンテナンスまで一貫したサービスを提供しています。2023年には新工場を開設し、自動化や省人化を推進することで、さらなる事業拡大と生産性向上を目指しています。 今回はDXコンサルティングとして、煩雑化していたバックオフィス業務の効率化と経営状況の可視化を実現、採用強化を目的としたホームページリニューアルを行いました。 |
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導入前の課題と効果
経営状況が見えない
月次決算が2〜3ヶ月遅延するなど、経営状況をリアルタイムで把握することが困難
経営数値の可視化へ！
業務の内製化により作業負担と外部委託費を大幅に削減。見える化を実現し、迅速な経営判断が可能に
バックオフィス業務の負担
会社の成長が加速する一方で、少人数でバックオフィス業務を担っていたため対応が追いつかない状況
業務効率化による安定運用へ！
システム導入により入力・確認・集計の手間が軽減、各業務の仕事量がスリム化され社員の負担が減少
採用を強化したい
人手不足解消を目指すも応募が少ない状況、自社に合う人材確保に向けてホームページ活用の強化を図りたい
採用力アップ！
ホームページの情報発信力と信頼性向上により、求人応募数が約2倍に。新規案件の問い合わせも増加
課題① 経営状況が見えない
外部委託業務を内製化し、データ連携による一元管理を開始リアルタイムな経営判断と業務効率化を実現
- ・勤怠・給与・会計業務を外部に委託していたため、月末の集計作業に大きな負担がかかっていた
- ・月次決算が2〜3ヶ月遅れ、経営状況をリアルタイムで把握することが困難だった
- ・業務を内製化、月末集計作業の負担と外部委託費が大幅に削減され、業務効率化を実現
- ・各データが一元化されたことによる経営状況の見える化、スピーディーな経営判断が可能に
―どんな課題をお持ちでしたか？
システム導入前は、会計・給与・勤怠をすべて外部委託していましたが、外部への提出用に集計作業が必要で、バックオフィスの負担が悩みの種でした。月次決算は2～3ヶ月遅れ、リアルタイムに経営状況を把握できませんでした。また、原価管理もエクセルや台帳で行っていたため、内容を把握しているのは私だけでした。
―システム導入後に感じた効果を教えてください。
システム導入後は、集計作業の時間が大幅に短縮され、月末の作業が非常に楽になりました。外部委託の契約費用も削減でき、実際に数字でも効果が表れています。月次決算も翌月には完了し、スピーディーな経営判断が可能になりました。
原価管理もシステム化され、社員が数字を見る機会が増えたことで、目標を立てて業績管理を行うようになり、原価率なども意識するようになりました。社員の意識が大きく変わり、非常に良い効果が出ています。また、ペーパーレス化も進められてコスト削減・効率化にもつながっています。
―システムの第一印象と当社担当営業のサポートはいかがでしたか？
最初、システムの画面を見たときは、複雑で分からないことが多かったです。これまでシステムを使っていなかったので、担当者からも「全然分からない」という声が上がっていました。しかし、九州デジタルソリューションズの皆さんにバックアップしていただき、安心して導入を進めることができました。
導入時にはスムーズに進まないこともありましたが、良いことも悪いことも担当の方に正直に伝えることができました。どんなことでも相談すると、すぐに対応していただき、丁寧かつ迅速なサポートをしていただいたことに本当に感謝しています。
（代表取締役 山下 逸生氏）
課題② バックオフィス業務の負担
会社の急成長に対応するため、経理・給与業務をシステム化バックオフィス業務の効率化により、経営判断のスピードと精度が向上
- ・会社の成長スピードが加速する一方、バックオフィス業務への対応が追いつかない状況に
- ・経費、勤怠、給与、会計などの業務を少人数で担っており、負担が大きかった
- ・システム導入により、入力・確認・集計にかかる手間を大幅に削減
- ・各業務の仕事量がスリム化され、社員の業務負担が軽減された
―どんな課題をお持ちでしたか？
当時は、新規の受注や売上も急増していたため、日々業務に追われていました。次第にバックオフィス業務が疎かになり、会計業務まで手が回らない状況に。人や物品の管理、それ以外にも幅広く業務を任されていたため、毎日が本当に大変でした。（総務部経理課 主任 坂口良美氏）
―システム導入後に関した効果について教えてください
今では、月次決算がほぼリアルタイムで追えるようになりました。これは本当に大きいです。経営判断の基礎となる数値がすぐに把握できるようになって、社長の意思決定のスピードが格段に上がりました。また、アウトソースしていた税理士や社労士への依存も徐々に軽減。社内で対応できる範囲が広がったことにより、経営のスピード感にもつながっているといいます。（総務部経理課 課長 倉田幸典氏）
―今後の目標を教えてください
坂口さま：まずはシステムをしっかりマスターしたいというのが目標です。
倉田さま：経理課としては、すでに数字を把握できる体制はできましたが、今後は社長が一人で担っている資金繰りなど、経営にかかわる部分を経理でも支えられるようになりたいと考えています。さらに、会社の将来を見据えて、経費削減などの視点を経理から提案できるような存在になりたいです。会社の育成に寄与する、そんな経理部門を目指しています。
課題③ 採用を強化したい
ホームページリニューアルで採用と新規案件の問い合わせが急増SNSも活用し、さらなる飛躍を目指す
- ・人手不足を解消したいものの、求人への応募が少ない状況が続いていた
- ・自社にマッチする人材を見つけるため、ホームページの活用を強化したい
- ・ホームページをリニューアルし、企業の魅力を積極的に発信することで情報発信力が向上
- ・信頼性の向上により、求人応募数の増加に加え、新規案件の問い合わせも増えた
―どんな課題をお持ちでしたか？
人事課として、勤怠管理、採用、研修、各種手続き、さらにホームページの運営といった幅広い業務を担っていました。社員一人ひとりの資格取得や研修計画の調整に追われる中、採用活動においては、求職者への情報発信力や第一印象を左右する存在として、ホームページの重要性が一層高まっていました。従来のホームページでも一定の情報発信はできていたものの、採用に特化した構成や訴求力には限界があり、より戦略的で魅力的な設計への見直しが求められていました。
―リニューアルに向けて意識されたことや感じた効果を教えてください
ホームページのリニューアルでは、採用に主眼を置いたコンセプトで設計を見直し、求職者が「数字で見る」情報にすぐアクセスできる構成に刷新。また、動画などの動きを取り入れたことで、視覚的にもインパクトのあるページに仕上がりました。リニューアル後は、実際に「ホームページを見て興味を持った」という求職者からの問い合わせや、工場見学の申し出が増加。さらに、同業者からの業務依頼の問い合わせもいただき、単なる採用の情報提供にとどまらず、新たなビジネスチャンスの創出にもつながっています。
―人事課として描いている今後のビジョンについて教えてください
今後は、SNSを活用した情報発信にも取り組んでいく予定です。初年度は専門パートナーのサポートのもとで運用をスタートし、実際の撮影・投稿を通して運用ノウハウを蓄積。ゆくゆくは自社で運用を自走できる体制を目指しています。ハッシュタグの設計や投稿の質など、戦略的な運用が求められるSNS領域においても、1年間の伴走支援でしっかりと基礎を築き、企業の魅力をさらに広く、深く伝えていくための力を育てていきます。
（総務部人事課 主任 黒田真奈実氏）
※本内容は2024年6月時点のものであり、当社取扱製品の導入事例です
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